Nosotros somos de la idea que los viajes empiezan mucho antes que tomar el avión. Empiezan en la organización.  Hay algunos que se toman meses, otros semanas, y muchos días antes de salir de viaje. Están quienes lo disfrutan y quienes no. Sin embargo, puedo asegurarte, casi afirmarte, que quien es buen organizador de viajes seguramente disfrute y ame esta tarea. Es por eso que la intención de este post es mostrarte como planificar un viaje paso a paso y enseñarte nuestro método de organización para que como nosotros seas de aquellos que empiece a viajar desde la planificación!

Lo cierto es que no hay nada excepcional en mi método. Sin embargo, luego de 10 años de viajar mucho, primero sola, después en  pareja y ahora madre, he probado, testeado y perfeccionado muchas cosas que me gustaría compartir.

Por qué planificar? Planificar nos permite:

• Calmar ansiedades pre viajes: Las ansiedades pre viaje son muy comunes, sobre todo cuando vamos a destinos lejanos con culturas distintas a la nuestra. Nuestra mente llena aquello que desconocemos con sus propias conjeturas, y muchas veces no son las mejores. Tenemos miedo, pero no sabemos bien a que. ¿No les pasa? Se llama miedo a lo desconocido. Esto sucede sobre todo cuando tenés hijos. La idea de llegar a un lugar que no tenga las condiciones necesarias en caso que pase algo, nos aterra, y muchas veces desistimos de viajar adonde nos gustaría por miedo. Planificar será nuestro mejor aliado para estos casos.
• Disponer de mayor tiempo en destino: En nuestros primeros viajes con Pablo íbamos con una ruta poco definida y lo hacíamos en el momento. La verdad que el modo “elige tu propia aventura” es genial y lo extraño. Pero cuando viajas en familia no podes darte el gusto de dormir en el auto si no encontrás lugar, no comer o ir a la excursión disponible, sin importar sea la más riesgosa o cara (cuando uno es solo se da lujos que cuando sos 4, 5, 6 personas ya no podes). Además, cuando viajas con niños el tiempo disponible para ir organizando “on the go”  es casi nulo. Además de a las tareas diarias de estar 100% del tiempos con tus niños, sumar la de organizar es algo que no recomiendo, para nada. Mejor usar ese tiempo para disfrutar del viaje y tu familia.
• Administrar nuestro presupuesto de viaje: Planificar contabilizando los gastos nos da una idea muy cercana de cuánto dinero necesitamos. Así nos evitamos el mal gusto de pagar gastos que no teníamos pensado realizar una vez en viaje, y continuar pagándolo por meses bajo tarjetas imposibles de pagar. Viajar y después tener que vender un órgano para pagarlo, no tiene sentido alguno.
• Sacar mayor provecho a los días de viaje: Salvo que seas un trotamundos, seguramente, como nosotros viajarás en tus vacaciones de trabajo. Cada destino tiene tanto por conocer, que la planificación tipo “semana a la vista” es la mejor manera de administrar cuantos días en cada lugar.

Listo para empezar a planificar? Empecemos!

1. Elegir una herramienta de planificación: Recomiendo usar una planilla de cálculo en la nube como por ejemplo el de excel de google drive. De esa manera la puedo ver desde cualquier Pc y/o dispositivo móvil. También se puede compartir entre varios organizadores, en mi caso con Pablo.
2. Relevamiento de información:
   • Guías Lonely Planet: Originalmente nosotros usábamos siempre las guías Lonely Planet. Leíamos de los lugares y luego los buscamos en google images para ver de qué se trataba y si nos interesaba realmente. Hoy en día con los blogs de viaje que ya ofrecen itinerarios y crónicas con fotos, ya no hacemos más esto. Sin embargo, usamos mucho la lonely planet para los mapas y los circuitos a pie de las ciudades. Al momento no hemos encontrado nada que lo haya mejorado. (foto circuito a pie y lonely)
   • Blogs de Viaje: Hoy en día hay tantos blogs y tan buenos, que por lo general buscamos todo por internet. No hay un blog que tenga todo, pues por lo general es por zonas. Por ejemplo para nuestra guía al sudeste usamos mucho a mochileando por el mundo, para el transmongoliano a magia en el camino. También nos encanta periodístas viajeros que conocen todo el mundo, para Argentina e Islandia Pintando Kilómetros. Para viajar en familia me encanta magia en el camino, el mundo a nuestros piés y ro viajera (ver).
   • Referencias de conocidos: Claro está que tener información de primera mano es la mejor opción, pero bueno, no siempre ocurre tener amigos que hayan realizado exactamente lo que queremos hacer nosotros.
3. Ordenar la información en la planilla de cálculos: La mejor manera de organizar la información y tener un acceso rápido y directo es utilizar una pestaña por categoría de información. La división en categorías dependerá de cuanta información y relevamiento hayas realizado. La división básica que yo realizado es en 2:
   • Trámites Pre Viaje: Acá vamos a poner todas aquellas cosas que necesitamos hacer antes de viajar. Al lado de cada ítem pondremos el link a la página que nos da la información, en caso que aplique:
     • visas
     • vacunas
     • seguro de viaje
     • aviso a tarjeta de viaje a exterior
     • compras de perfumería, remedios, etc. (la lista de ser extensa podrá ir en una pestaña separada. Siempre hacemos una compra de perfumería pre viaje)
     • compras elementos para el viaje random (adaptador de enchufes, cambio moneda extranjera, candados para valijas, ordenadores, etc )
     • hacer valijas (la lista irá en una pestaña separada)
     • otros (todo lo que consideres debes hacer pre viaje)
   • Itinerario: Aquí es donde vamos a colocar todo lo que haremos en el viaje por día, cuidad, hoteles, excursiones, aviones, costos etc. Al momento sólo pondremos los nombres de la categoría con los links con la información que hemos recabado. Luego en el proceso de planificación los acomodaremos como corresponde.
   • Otros: Dependiendo del nivel de detalle de tu planificación abrirás nuevas pestañas. Por ejemplo la ropa de la maleta (si es que haces listas), hoteles (si eres de los que tardan en decidir los hoteles), transporte (si tienes varias opciones de transporte). Toda esta información terminara volcándose en la planificación final, por lo que siéntete libre de abrir cuanto quieras.

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Pero ojo, mucha información también abruma, y no queremos una lista de datos inútiles. Procura poner tu atención en relevar únicamente aquella información que te de un valor agregado saberla (como visas, vacunas, cosas que de ninguna manera te puedes olvidar empacar). El resto es perdida de tiempo y lo más probable es que te abrumes y dejes todo a la mitad.  Como dicen, lo perfecto es enemigo de lo bueno.

5. Planificar:  La realidad es que la pestaña itinerario nunca es una sola sino varias. Planificar implica ir probando hasta llegar a la mejor opción precio – calidad. Por lo general en nuestros viajes terminamos teniendo 3 itinerarios con distintas opciones de ciudades, transportes internos y costos, probando opciones y perfeccionándose cada vez más hasta llegar a la mejor opción.

La lista planificación tiene el siguiente orden:

• Días
  • días de viaje: Acá se contabiliza el total de días de viaje
  • fecha de viaje: Es importante para conocer feriados en el lugar.
  • días de la semana: Es importante para ver los días que algunas actividades pueden no estar disponibles, o por el contrario evitar determinadas zonas en fin de semana para así prevenir de hordas de locales.
• Ciudades + Actividades:
  • Ciudades: Colocamos al lado de cada fecha la ciudad a la que iremos.
  • Actividades: Al lado de la ciudad la actividad que realizaremos. Esta tarea se hace en conjunto porque la cantidad de días dependerá claramente de las actividades que queramos realizar en cada ciudad. El detalle de actividad es tan sólo el nombre, luego si queremos más detalle iremos al link de la página web donde hemos reservado la actividad, o en el caso de una guía hasta podemos poner el número de página, así luego es más sencillo buscar.
• Costos:
  • Hotel: Iremos poniendo los costos de hotel por noche.
  • Tours: Aquellos tours
  • Transporte: Los costos de transporte como los horarios, son determinantes a la hora de la planificar el punto 2. ciudades. Esto es lo que hace que hace tener varias pestañas de itinerarios, probando ciudades de acuerdo al acceso, cantidad de horas de viaje entre ciudades y costo del transporte.
  • Comida y otros gastos diarios: Por lo general aquí coloco un monto fijo por día, que podrá ir variando por ciudad. Estos son los costos más impredecibles, pero que aunque sea debemos tener un presupuesto estimativo para sumar al gasto total.
  • Costo final: En cada columna por cada ítem se calculará el costo final, y luego el costo total. Inclusive, se puede hacer una celda con la suma total de lo ya pagado y lo que nos queda a pagar en el viaje.

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• Horarios y lugar de transporte
  • Este punto sirve cuando hay vuelos o trenes internos que debemos tener en cuenta a la hora de planificar y saber cuánto tiempo disponemos entre ciudades. Mismo para saber a qué hora llegamos a la ciudad y analizar si podemos tomarnos transporte público o privado para llegar al hotel.
  • Nombre del aeropuerto o estación, para poder calcular los accesos. Es importante conocer la lejanía de los aeropuertos con la cuidad, mismo entre aeropuertos y/o estaciones en caso que te tomes transportes distintos en un mismo trayecto. Muchas veces pecamos de sacar el más barato, pero no consideramos el precio de movernos de un punto a otro como la pérdida de tiempo.
• Clima: Podes poner el promedio según la fecha a la cuidad que vas para ayudar a planificar que poner en la valija. Sirve cuando vas a lugares con temperaturas distintas.
• Links de Interés:
  • Links de Actividades: Acá volcaremos toda la información que hemos relevado por día y ciudad. Pueden ser links a páginas de internet, como números de páginas de nuestras guías.
  • Links Transporte: Acá volcaremos los links a las páginas de transporte que sacaremos durante el viaje, como ferris, trenes o aviones internos.

6. Técnica del semáforo: Esta técnicas no es ninguna ciencia, pero sirve. En mi caso uso los tres colores del semáforo y voy pintando las celdas de la planilla de cálculo según:

En la práctica lo utilizado así:

• Trámites pre viaje: A medida que voy completando colocó verde, y resalto aquellas cosas que debo resolver con urgencia en rojo.
• Ciudades: Colocó verde cuando ya he reservado el hospedaje, amarillo cuando he definido el hospedaje pero no reservado aún, y rojo cuando es algo que tengo que definir.
• Actividades: Misma lógica que la anterior pero con las actividades y tours.
• Costos de Hotel, Tour y Transporte: Lo utilizaré para resaltar aquellos que ya pagué de los que no.
• Horarios transporte: En caso que todavía haya que definir algún transporte que modifique sustancialmente el viaje lo colocó en amarillo o rojo dependiendo la importancia.

Cada uno irá adaptando el semáforo a sus propias necesidades, inclusive puede cambiar en cada viaje, y eso está bien. La idea no es atarnos al método sino que el método nos sea lo más útil posible, y para eso hay que ser flexibles y creativos.

Espero que este post los ayude a planificar su próximo viaje. Nos encantaría leer sus experiencias usándolo y como lo han adaptado e incluso mejorado!

Buen viaje!